Eine polnische Gesellschaft mbH (Sp. z o.o.) ist verpflichtet nach Abschluss eines jeden Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen sowie einen Bericht über die Aktivitäten der Gesellschaft anzufertigen. Eine GmbH ist aufgrund des Rechnungslegungsgesetzes sowie des Gesetzbuches über die Handelsgesellschaften nach Abschluss eines jeden Geschäftsjahres verpflichtet insbesondere zu:
Aufstellung eines Jahresabschlusses Anfertigung eines Berichts über die Aktivitäten der Einheit, welcher Informationen enthält über: 1. Vorfälle welche maßgeblich die Aktivitäten der Einheit im jeweiligen Geschäftsjahr beeinflussen 2. erwartete Entwicklung der Einheit 3. bedeutendere Errungenschaften im Bereich der Wissenschaft und Entwicklung 4. Erwerb von Eigenanteilen und Ziel dieser Handlung (ihre Menge, Wert, Anteil am Gesamtkapital, Veräußerungspreis, wenn sie im Laufe des Jahres ebenfalls veräußert wurden) 5. vorhandene Zweigniederlassungen 6. Indikatoren finanzieller und nicht finanzieller Art (z.B. die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer) – wenn sie einen Einfluss auf die Bewertung der Gesellschaftssituation haben 7. Finanzinstrumente im Risikobereich (welches mit der Änderung der Preise, dem Kreditrisiko, dem Liquiditätsverlustrisiko zusammenhängt) sowie die von der Gesellschaft angenomenen Methoden des Schutzes vor solchen Risiken. Einberufung einer Gesellschafterversammlung um den Jahresabschluss festzustellen und den Bericht über die Aktivitäten der Einheit festzustellen sowie einen Beschluss über die Disponierung über das Finanzergebnis der Gesellschaft zu fassen (Verteilung des Gewinns oder die Ausgleichung des Verlusts) Vorlage beim Finanzamt des Jahresabschlusses sowie des Berichts über die Aktivitäten der Einheit samt Beschlüssen der Gesellschafterversammlung über die Feststellung dieser Berichte Vorlage beim Nationalen Gerichtsregister (KRS) eines Antrags bezüglich der Eintragung eines Vermerks über die Vorlage der Berichte samt Beschlüssen der Gesellschafterversammlung.
Darüber hinaus ist die Gesellschaft mbH verpflichtet, den Jahresabschluss einer Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer in dem Fall zu unterziehen, wenn mindestens zwei der Voraussetzungen erfüllt werden: die jahresdurchschnittliche Beschäftigung umgerechnet auf volle Stellen mindestens 50 Stellen betrug die Summe der Bilanzaktiva zum Ende des Geschäftsjahres betrug das Äquivalent von mindestens 2.500.000 € in polnischer Währung Die Netto-Einnahmen aus dem Verkauf von Waren und Produkten sowie Finanzoperationen für das Geschäftsjahr betrugen das Äquivalent von mindestens 5.000.000 € in polnischer Währung.
Gemäß Art. 49 des Rechnungslegungsgesetzes liegt die Pflicht für die Anfertigung eines Jahresabschlusses beim Leiter der Einheit. Leiter der Einheit bei einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist die Geschäftsführung der Gesellschaft. Die Pflicht den Bericht über die Gesellschaftsaktivität anzufertigen liegt bei der gegenwärtigen Geschäftsführung, somit der aktuellen Geschäftsführung am Tag seiner Anfertigung. Den Jahresabschluss unterschreiben die Mitglieder der Geschäftsfühurng sowie eine Person, welche mit der Buchfühurng beauftragt wurde, den Bericht über die Gesellschaftsaktivitäten unterzeichnen dagegen ausschließlich die Mitglieder der Geschäftsführung.
Die Mitglieder der Geschäftsführung einer Gesellschaft mbH, welche die Berichte vorbereiten, haben das Recht, von ehemaligen Mitgliedern der Geschäftsführung – welche im Laufe des jeweiligen Geschäftsjahres abberufen wurden oder deren Mandate während dieser Zeit erloschen sind – die Abgabe von Erklärungen, welche den Zeitraum der Ausübung der Funktion als Mitglied der Geschäftsführung betreffen, zu verlangen. Ein ehemaliger Mitglied der Geschäftsführung hat ebenfalls das Recht, den Inhalt des Berichts der Geschäftsführung sowie des Jahresasbchlusses samt Abschrift des Berichts des Aufsichtsrates oder der Revisionskommission (sofern diese Organe in der jeweiligen Gesellschaft mbH ernannt wurden) sowie des Wirtschaftsprüfers (sofern aufgrund des Tätigkeitsumfangs der Gesellschaft die Pflicht zur Prüfung des Jahresabschlusses durch den Wirtschaftsprüfer bestand) durchzusehen, sowie der Gesellschaft eine schriftliche Stellungnahme, welche diese Unterlagen betrifft, vorzulegen. Ein Recht und zugleich eine Pflicht eines ehemaligen Mitglieds der Geschäftsführung der Gesellschaft mbH ist ebenfalls die Anwesenheit bei der ordentlichen Gesellschafterversammlung, bei der der Bericht der Geschäftsführung festgestellt wird.
Der Leiter der Einheit (sowie die Mitglieder des Aufsichtsrates oder der Revisionskommission der Gesellschaft mbH) sind verpflichtet dafür zu sorgen, dass der Jahresabschluss sowie der Bericht über die Gesellschaftsaktivitäten die aus dem Rechnungslegungsgesetz folgenden Bedingungen erfüllen. Der Leiter der Einheit sowie die Mitglieder des Aufsichtsorgans haften gesamtschuldnerisch gegenüber der Gesellschaft für den Schaden, welcher als Folge des Tuns oder Unterlassens aufgrund der Verletzung der obigen Pflicht entsteht.
