Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung in Polen

Unter Ausschreibung ist eine Form des Verfahrens zu verstehen, die dem Zweck dient, den besten Teilnehmer, der den besten Preis und die beste Qualität für die erwartete Leistung sichert und den Auftrag durchführen wird, auszuwählen. Die allgemeinen Ausschreibungsregeln finden sich in den Art. 701-705 des polnischen Zivilgesetzbuches. Gemäß diesen Vorschriften hat der Ausschreibende in seinem Angebot die Zeit, den Ort, den Gegenstand sowie die Voraussetzungen der Ausschreibung zu bestimmen, so dass die möglichen Teilnehmer ihre Angebote entsprechend vorbereiten und unterbreiten können. Das in Rahmen der Ausschreibung gemachte Angebot bindet nicht mehr, sobald ein anderer Teilnehmer ein günstigeres oder besseres Angebot unterbreitete.

Man unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Ausschreibungen, die wichtigsten sind aber die öffentlichen Ausschreibungen. Sie beruhen auf der Verfügung über Staatsfinanzen und bedürfen komplexer Regelungen. Sie sind in dem Vergaberecht geregelt.
 
Gemäß den Vorschriften des Vergaberechts hat der Besteller die Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren, die sich auf dem Prinzip der Aufrechterhaltung des fairen Wettbewerbs und der Gleichbehandlung von Unternehmern stützen, zu gewährleisten. Das ganze Verfahren, sowie seine Vorbereitung, sind öffentlich und sollten in der Schriftform durchgeführt werden. Der Besteller ist verpflichtet, seine Anzeige in dem öffentlichen Bulletin des Auftragswesens, der auf den Seiten des Internet-Portals des Amtes für öffentliche Beschaffung veröffentlicht wird, zu publizieren. Er hat auch die Möglichkeit seine Anzeige dem Amt für öffentliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften  zu übergeben und diese im Amtsblatt der Europäischen Union zu publizieren.

Nach der Veröffentlichung der Anzeige ist der Besteller verpflichtet eine Ausschreibungskommission zu berufen, die die Teilnehmer an der Ausschreibung sowie ihre Angebote überprüfen und bewerten wird. Um die Auftragsvergabe können sich nun nur solche Auftragnehmer bewerben, die berechtigt sind, bestimmte Tätigkeiten oder Aktionen auszuführen (wenn nach dem Recht diese Befugnisse erforderlich sind);  über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen und in der Lage sind, den Auftrag auszuführen; sich in finanziellen und wirtschaftlichen Situation befinden, die die Erfüllung des Vertrages gewährleistet oder von der Auftragsvergabe nicht ausgeschlossen sind. 

Gem. Art. 24 des Vergaberechts sind von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen: die Betreiber, die laut einer Gerichtsentscheidung Schäden verursacht haben, indem sie einen Vertrag nicht oder unzureichend erfüllt haben; die Auftragnehmer, die sich in einer öffneten Liquidation befinden oder die die in Konkurs gegangen sind; die Auftragnehmer, die in Verzug mit der Zahlung von Steuern, Gebühren oder Prämien für Sozial- bzw. Krankenversicherung gekommen sind, außer wenn sie von der zuständigen Behörde eine rechtliche Befreiung, Stundung oder Ratenzahlung erworben haben; Personen und Gesellschaften, die wirksam wegen einer Straftat in Verbindung mit der Vergabe eines Auftrags, Vergehen gegen die Arbeitnehmerrechte, Bestechung oder wegen finanziellen Straftaten verurteilt wurden; Auftragnehmer, die die Durchführung des Vergabeverfahrens vorbereitet haben; Auftragnehmer, die falsche Informationen vorgelegt haben, welche das Vergabeverfahren beeinflussen könnten; Auftragnehmer, die eine Erklärung über die Einhaltung der Teilnehmerbedingungen bzw. die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Erfüllung dieser Bedingungen nicht abgegeben haben, bzw. solche Auftragnehmer, die Vadium nicht entrichtet haben.

Das Vergaberechtegesetz unterscheidet zwischen zwei Formen von öffentlichen Ausschreibungen: zwischen der beschränkten und unbeschränkten Ausschreibung.

Eine unbeschränkte öffentliche Ausschreibung, in Art. 39 ff. des Vergaberechtegesetzes geregelt, ist eine Art der Ausschreibung, in der alle interessierten Unternehmer ihre Vertragsangebote abgeben können. In der unbeschränkten Ausschreibung ist der Auftraggeber verpflichtet, sein Angebot in einem öffentlich zugänglichen Ort an seinem Hauptsitz und auf seiner Website zu veröffentlichen. Das Angebot muss ausführlich beschrieben werden, so dass es für die potentiellen Auftragnehmer mindestens die Art der Leistung, der Termin ihrer Ausführung, der Termin der Angebotsabgabe und die Voraussetzungen klar werden. Die Zeitrahmen für die Angebotsabgabe regelt das Gesetz in Art. 43. Der potentielle Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Angebotsabgabe eine Erklärung über die Einhaltung der Teilnehmerbedingungen bzw. die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der Erfüllung dieser Bedingungen abzugeben. Außerdem kann der Besteller von dem potentiellen Auftragnehmer die Bezahlung des Vadiums verlangen. Dieses gilt als eine Art Sicherung für den Besteller, kann u.a. in Geldform oder als Bankbürgschaft erfolgen und darf nicht die Höhe der 3% des Auftragswertes überschreiten. Der Besteller muss aber das Vadium sofort zurückbezahlen, sobald die Angebotsabgabefrist abgelaufen ist, der Vertrag geschlossen wurde und die Sicherung für die ordnungsgemäße Vertragserfüllung bezahlt wurde oder wenn der Auftraggeber das Vergabeverfahren annulliert hat. Der Besteller ist aber befugt, das Vadium zzgl. Zinsen zu behalten, wenn der Auftragnehmer die Erklärung nicht abgegeben hat, dass er die Angebotsbedingungen erfüllt und von der Angebotsvergabe ausgeschlossen wurde, nicht gewählt wurde oder wenn er sein Angebot zurückgezogen hat. Das Vadium kann auch dann behalten werden, wenn  der gewählte Auftragnehmer sich geweigert hat, den Vertrag unter den im Angebot beschriebenen Bedingungen, zu schließen; wenn er die Sicherung für die  ordnungsgemäße Vertragserfüllung nicht bezahlt hat oder wenn der Vertragsschluss aus den von dem Auftragnehmer zu vertretenen Gründen nicht mehr möglich ist.

Eine andere Art der öffentlichen Ausschreibung ist die beschränkte Ausschreibung. An diesem Vergabeverfahren dürfen nicht alle potentiellen Auftragnehmer teilnehmen. Diejenigen, für die eine Teilnahme interessant ist, müssen zuerst die Zulassung an dem Verfahren beantragen. Nur solche Unternehmen, die eine Zusage bekommen haben, dürfen ihre Angebote abgeben (gem. Art. 47 des Gesetzes). Zusammen mit dem Antrag auf Zulassung zur beschränkten Ausschreibung hat der Auftragsnehmer eine Erklärung der Erfüllung der Bedingungen der Teilnahme am Verfahren abzugeben und wenn der Besteller es verlangt, auch den Nachweis der Einhaltung dieser Bedingungen, einschließlich der erforderlichen Unterlagen. Der Besteller lädt zu der Ausschreibungen nur solche Auftragnehmer ein, die die Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren erfüllt haben und nur in der Zahl, welche in dem Angebot genannt wurde, nicht weniger aber als 5 und nicht mehr als 20 Teilnehmer, so dass ein fairer Wettbewerb gewährleistet wird. Wenn die Anzahl der Auftragnehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, größer als die in der Mitteilung angegebene ist, lädt der Besteller nur diese Auftragnehmer ein, die die höchste Bewertung der Erfüllung dieser Bedingungen erhalten haben. Ist die Anzahl der Auftragnehmer, die die Angebotsbedingungen erfüllen, kleiner, lädt der Besteller alle Auftragnehmer zur Angebotsabgabe ein. Die Regelungen über das Vadium gelten hier entsprechend.

Abgesehen von der Art der Ausschreibung kann der potentielle Auftragnehmer nur ein Angebot abgeben (gem. Art. 82 des Gesetzes). Das Angebot ist unter Androhung der Nichtigkeit, schriftlich oder mit Zustimmung des Auftraggebers in elektronischer Form einzureichen. Der Inhalt des Angebots muss  den Bedingungen des Auftrages entsprechen. Der Auftragnehmer hat das Recht vor dem Ablauf der Angebotsabgabefrist sein Angebot zu ändern oder zurückzuziehen. Der Auftragnehmer ist an das Angebot, abhängig von dem Wert des Auftrages, zwischen 30 und 90 Tagen gebunden (Art. 85 des Gesetzes).

Die Angebote, die u.a. gegen das Gesetz verstoßen, ihre Inhalte nicht den Vertragsbedingungen entsprechen, unlauteren Wettbewerb darstellen, ungewöhnlich niedrige Preise im Verhältnis zum Vertragsgegenstand enthalten, Berechnungsfehler enthalten, werden abgelehnt. Dementsprechend wird der Besteller das beste zu den Bewertungskriterien in den Vertragsbedingungen abgegebene Angebot wählen.

Der Besteller ist verpflichtet das Vergabeverfahren zu annullieren, wenn kein gültiges Angebot bzw. kein gültiger Zulassungsantrag abgegeben wurden; der beste Angebotspreis den Betrag übersteigt, den der öffentliche Auftraggeber entrichten kann, um den Vertrag zu finanzieren; eine signifikante Veränderung der Umstände eingetreten ist, die nicht im Einklang mit öffentlichem Interesse stehen und die nicht vorhersehbar waren oder das Verfahren einen Nachteil mit sich bringt, welcher den Vertragsschluss unmöglich macht.

Wurde das beste Angebot ausgewählt, ist der Besteller verpflichtet, mit dem gewählten Unternehmen einen Vertrag innerhalb von 10 Tagen nach Bekanntgabe der Auswahl zu schließen.